三重県個人情報保護審査会 答申第４８号
答申
１ 審査会の結論
実施機関は、本件異議申立ての対象となった２件の不存在決定のうち、平成17年12月15日付け教委第２０－４９７号による不存在決定を取消し、再度保有個人情報の特定を行ったうえで、改めて開示・非開示等の判断をして決定すべきである。
２ 異議申立ての趣旨
異議申立ての趣旨は、異議申立人が三重県個人情報保護条例（平成14年三重県条例第1号。以下「条例」という。）に基づき行った以下の２件の開示請求（平成17年11月1日受付）に対し、三重県教育委員会（以下「実施機関」という。）が平成17年12月15日付けで行った教委第２０－４９７号及び教委第２０－４９８号による不存在決定の取消しを求めるというものである。
- 異議申立人が○○と○○を平成○年○月○日の強盗事件について告訴したが、この件についての弁護士等と○○、○○ら、実施機関の担当者等との打ち合わせ等により実施機関担当者、○○、○○等が作成したすべての書類、なお弁護士等による添削前の資料も含む。また弁護士との打ち合わせ記録。
- 異議申立人が三重県を相手方として起こしている異議申立人の免職取り消しに関する人事委員会への申し立てについて実施機関の弁護士等と被告等、実施機関の担当者等との打ち合わせ、審理のすすめ方についての計画についての打ち合わせ等により実施機関担当者、被告等が作成したすべての書類、なお弁護士等による添削前の資料も含む。また、打ち合わせ記録。
３ 異議申立ての理由
異議申立人が異議申立書及び意見書において主張している異議申立ての主たる理由は、以下のように要約される。
以前に別件の開示請求で異議申立人が三重県を相手に起こしている損害賠償請求裁判（以下「本件損害賠償請求裁判」という。）についてのすべての資料を求めたところ、裁判、審理のすすめ方についての弁護士と三重県との打ち合わせ記録の一部について存在を確認し、異議申立人はこれを複写し、現に、写しを所持している。実施機関は打ち合わせ記録が存在するのに不存在と虚偽の主張、決定を行っている。
裁判等のすすめ方等についての打ち合わせの際に記録文書を作成しないということは到底考えられず、実施機関の主張は信用できない。
また、実施機関は、「裁判に提出する書類を作成・推敲の過程で作成されたメモ、記録、資料等は破棄され、存在しない。」と主張するが、「弁護士との打ち合わせ記録」ならびに「裁判に提出する書類を作成・推敲の過程で作成されたメモ、記録、資料等」は職員が職務上作成したものであり、推敲の過程においては当該実施機関の職員が組織的に用いたのであるから、当然、公文書であり、三重県文書整理保存規程に従って、整理、保存されている。
したがって、「裁判に提出する書類を作成・推敲の過程で作成されたメモ、記録、資料等」は「破棄され、存在しない」ということはありえず、三重県は虚偽の主張を行っている。
４ 実施機関の不存在理由説明
実施機関が理由説明書及び口頭による理由説明において主張している内容は、以下のように要約される。
裁判及び人事委員会の不服申立てについて、弁護士や被告、担当者等の打ち合わせは、口頭で行われることがほとんどであり、また、書類は、最終的に正式に提出等したもののみを保存し、推敲、作成過程で作られた資料や原稿は破棄され、存在しない。
５ 審査会の判断
当審査会は、異議申立てに係る資料並びに異議申立人及び実施機関の主張を具体的に検討した結果、以下のように判断する。
(1) 不存在決定の妥当性について
実施機関は、裁判及び人事委員会の不服申立てについて、弁護士や被告、担当者等の打ち合わせは、口頭で行われることがほとんどであり、また、最終的に提出等したもののみが書類として保存され、作成・推敲などの過程で作られた資料や原稿は破棄され、存在しないと主張している。
一方、異議申立人は、別件の開示請求で実施機関から取得した本件損害賠償請求裁判の第２回訟務記録を提出し、これに弁護士と三重県の打ち合わせ記録が存在していると主張している。
当審査会で異議申立人が提出した第２回訟務記録の内容を確認したところ、実施機関の職員と三重県訴訟代理人弁護士との打ち合わせを記録した部分が認められた。したがって、この第２回訟務記録は前記２の(1)の開示請求により特定されるべき保有個人情報であると認められる。
以前に、本件開示請求と同様の開示請求に係る異議申立てについての審査を行った際、実施機関に第２回訟務記録が開示されなかったことについて説明を求めたところ、実施機関は、開示請求の内容が異議申立人の先の開示請求によって開示された保有個人情報以外のものの請求であると判断し、異議申立人が提出した第２回訟務記録は開示請求の対象から除いたとのことであった。また、第３回訟務記録にも同様の打ち合わせ記録があるとのことであり、同じ理由で開示請求の対象から除いたとのことであった。
当審査会は、以前の同様の開示請求に係る異議申立てについての審査の際、実施機関の保有個人情報の特定が不十分であった可能性が考えられることから、実施機関に対し、改めて第２回、第３回の訟務記録と同様の打ち合わせを記録した文書、あるいは実施機関の担当者等が作成したメモ等の文書の存否を確認したところ、実施機関は、訟務記録は他にも存在するが、本件開示請求の内容に該当するような打ち合わせ記録等、その他資料は存在しないとのことであった。また、第２回訟務記録に打ち合わせ概要が記載されていたことについては、当時の訴訟担当者は、訴訟遂行上の便宜から一時的に打ち合わせ記録を残したということであり、その後にも訴訟担当者と弁護士が文書でやりとりがあったかもしれないが、実施機関に組織的に残っているものはないとのことであった。
以上のことを踏まえると、まず、異議申立人が提出した第２回訟務記録、及び第３回訟務記録については、別件の開示請求で既に開示済みであったとしても、その後に新たな開示請求があれば、開示請求者の了承がないかぎり開示請求の対象から除くべきではなく、実施機関と三重県訴訟代理人弁護士との打ち合わせ概要が記載された第２回訟務記録及び第３回訟務記録は本件開示請求の対象保有個人情報として開示・非開示等の判断をすべきであると認められる。
次に、第２回及び第３回訟務記録以外に本件開示請求に係る対象保有個人情報が存在しないことについては、実施機関の説明によると、裁判や人事委員会の不服申し立ての打ち合わせは、口頭で行われることがほとんどであり、また、最終的に提出等したもののみが書類として保存され、作成・推敲などの過程で作られた資料や原稿は破棄され、存在しないということである。
実施機関の担当者と弁護士との裁判の打ち合わせ等を口頭で行った際の記録や、裁判所等への提出書類の作成途中文書は、必ずしも公文書として保存しておく必要性がないと考えられることから、実施機関に打ち合わせ記録や作成過程の文書が存在しないとしても不自然ではないと認められる。
また、第２回及び第３回訟務記録のみに打ち合わせ記録が残っていることについては、訴訟担当者が訴訟遂行上の便宜から一時的に裁判の打ち合わせや、進め方を記録に残し、その後、記録を不要と判断し、残さなくなったということも不自然とまでは言えない。
さらに、以前の同様の開示請求に係る異議申立てについての審査の際、実施機関から開示請求に係る関係書類の提示を受け、審査会において見分したが、弁護士と実施機関との打ち合わせ記録及び弁護士が添削する前の実施機関が作成した資料は、第２回及び第３回訟務記録以外に存在することは確認できなかった。
以上のことから、平成17年12月15日付け教委第２０－４９７号による不存在決定については、本件損害賠償請求裁判の第２回及び第３回訟務記録が存在するため、改めて開示・非開示等の判断をすべきであるが、平成17年12月15日付け教委第２０－４９８号で実施機関が行った不存在決定は妥当である。
(2) 結論
よって、主文のとおり答申する。
６ 審査会の処理経過
当審査会の処理経過は、別紙1審査会の処理経過のとおりである。
別紙1
審査会の処理経過
| 年月日 | 処理内容 |
|---|---|
| 平成18年7月12日 | ・ 諮問書の受理 |
| 平成18年8月7日 | ・ 実施機関に対して理由説明書の提出依頼 |
| 平成18年 8月17日 | ・ 理由説明書の受理 |
| 平成18年 8月30日 | ・ 異議申立人に対して理由説明書（写）の送付、 意見書の提出依頼及び口頭意見陳述の希望の有無の確認 |
| 平成18年 9月2日 | ・ 意見書の受理 |
| 平成20年 9月26日 | ・ 書面審理・ 実施機関の補足説明・ 審議（第62回個人情報保護審査会） |
| 平成20年 10月31日 | ・ 審議・ 答申（第63回個人情報保護審査会） |
三重県個人情報保護審査会委員
| 職名 | 氏名 | 役職等 |
|---|---|---|
| 会長 | 浅尾 光弘 | 弁護士 |
| 会長職務代理者 | 樹神 成 | 三重大学人文学部教授 |
| 委員 | 寺川 史朗 | 三重大学人文学部准教授 |
| 委員 | 藤野 奈津子 | 三重短期大学法経科准教授 |
| 委員 | 安田 千代 | 司法書士、行政書士 |
