三重県立飯野高等学校（全日制）における指導要録の紛失について

１　紛失した文書
　　平成１３年度から平成２０年度にかけての本校全日制の転学者・退学者の「指導要録」８２名分

２　文書に含まれていた内容
　・　「指導要録」は、在籍生徒に関する記録でⅠ部とⅡ部に分かれており、Ⅰ部（学籍に関する記録）に
　　は、「各学年のクラス、整理番号、生徒の名前、性別、生年月日、住所、保護者の名前、出身中学校、
　　入学年月日、卒業年月日、卒業後の進路、学校名、学校所在地、校長名、担任名、各教科・科目の修得
　　単位数」が記載されています。Ⅱ部（指導に関する記録）には、「各教科・科目の学習の記録（成
　　績）、出欠数」等が記録されています。
　・　今回紛失したのはⅠ部の方で「学校教育法施行規則」により２０年保存とされています。なお、Ⅱ部
　　は５年保存と定められており規則に基づいてすでに廃棄されています。

３　紛失にいたる経緯
　・　「指導要録」（Ｂ４版用紙）は卒業年度ごとにまとめ、表紙をつけたうえで事務室内金庫にて保管し
　　ています。転学者・退学者分の「指導要録」は複数年度分を一冊にまとめて保管していました。
　・　令和４年３月２９日、元在籍生から依頼された書類を作成しようとしたところ、原簿となる「指導要
　　録」が保管場所に見当たりませんでした。その後、関係場所を中心に校内をくまなく探したものの見つ
　　からなかったため、４月５日、紛失と判断しました。
　・　紛失した文書は事務室内金庫に保管していたことから、整理した際に誤って廃棄した可能性が高いと
　　考えています。

４　対応状況
　・　４月５日から１２日にかけて、該当期間の転学者・退学者について、学校保存の名簿や電子データ等
　　から個人の特定作業を行い、計８２名と確認できました。
　・　対象の８２名の方には、４月１２日から１８日にかけて、電話や文書の郵送により、謝罪および説明
　　を行いました。
　・　４月１９日、校長から全校生徒に事情を説明し、保護者宛謝罪文書を配付しました。
　・　紛失した指導要録の記録については、学校保存の電子データ等により復元し、対象の方に不利益が生
　　じないよう対応します。
　・　今後、個人情報を含む重要な文書を整理・廃棄する際には、校長の監督のもと、複数の教職員により
　　行うこととします。