地域連携・交通部における公文書の紛失について

　令和５年度末（令和６年３月31日）に保存期間が満了する公文書ファイル等の廃棄等の手続を行ったところ、地域連携・交通部の３所属において、４冊の公文書ファイルを紛失したことが判明しました。
　このうち１所属２冊の公文書ファイルには、個人情報が含まれている公文書がありました。
　ご迷惑をおかけした関係者の方々、県民の皆様に対し、深くお詫び申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。
　なお、当部の公文書の紛失の公表が、令和６年１月12日に公表された全庁の公表よりも遅れましたことを重ねてお詫び申し上げます。

１　紛失した所属及び公文書ファイルの概要
（１）南勢志摩地域活性化局【２冊】
　　ア　公文書ファイルの名称・作成年度・保存期間
　　　(ｱ)「組織・人事」
　　　　　平成30年度作成・保存期間５年
　　　　※同ファイルの公文書２件には、インターンシップ受入れに関する個人情報（氏名、大学名、性
　　　　　別）が記載されていました。
　　　(ｲ)「公用車広告事業」
　　　　　平成25年度作成、５年保存後５年延長
　　　　※同ファイルの公文書のうち１件には、公用車広告掲載申込者２社から提出された誓約書に役員の
　　　　　個人情報（生年月日、性別）が記載されていました。
　　イ　県民・業務への影響
　　　　南勢志摩地域活性化局の公文書については、外部へ持ち出した記録もないことから、誤って廃棄し
　　　た可能性が高いと考えています。また、現時点において、個人情報の流出及び流出による被害は確認
　　　されていません。
　　　　なお、対象者のうち、インターンシップ参加者については、連絡先が把握できず、謝罪できていま
　　　せんが、公用車広告掲載申込者２社については、状況を説明し謝罪を行いました。
　　ウ　原因
　　　　上記公文書(ｱ)については、当該公文書ファイルに廃棄年度を記載していなかったことで、誤って
　　　廃棄した可能性が高いと考えています。
　　　　上記公文書(ｲ)については、保存期間を延長した際に、当該公文書ファイルに延長後の保存期間及
　　　び廃棄年度を記載していなかったことによる誤廃棄の可能性が高いと考えています。

（２）地域づくり推進課【１冊】
　　ア　公文書ファイルの名称・作成年度・保存期間
　　　　「宮川流域圏づくり推進事業」
　　　　平成28年度作成・５年保存後２年延長
　　イ　県民・業務への影響
　　　　当該公文書ファイル内には個人情報は含まれていません。
　　ウ　原因
　　　　保存期間を延長した際に、当該公文書ファイルに延長後の保存期間及び廃棄年度を記載していな
　　　かったことによる誤廃棄の可能性が高いと考えています。

（３）市町行財政課【１冊】
　　ア　公文書ファイルの名称・作成年度・保存期間
　　　「住民基本台帳ネットワークシステム（自己点検及びシステム監査）」
　　　　平成24年度作成・10年保存後１年延長
　　イ　県民・業務への影響
　　　　当該公文書ファイル内には個人情報は含まれていません。
　　ウ　原因
　　　　保存期間を延長した際に、当該公文書ファイルに延長後の保存期間及び廃棄年度を記載していな
　　　かったことによる誤廃棄の可能性が高いと考えています。

２　当部の公表が遅れた理由
　　令和５年12月26日に、総務部法務・文書課から「令和６年３月31日で保存期間を満了する公文書ファ
　イル等の不適切取扱事案（紛失・誤廃棄）について」の至急照会メールが地域連携・交通総務課及び担当
　者１名に届いていましたが、課のメールを転送する職員が当該担当者宛てに送付されていることを確認し
　たにとどまっていたこと、担当者が当該メールを見落としていたことから、当部の対応が遅れました。

３　再発防止策
（１）文書の適正な管理について
　　公文書や公文書ファイルの取扱い、公文書ファイル廃棄・延長時の留意点等について、文書管理者会議
　や所属ミーティング等を実施し、改めて職員一人ひとりに公文書の適正管理について周知・徹底を行い、
　再発防止に取り組みます。
（２）メールの見落とし防止対策について
　　今後、所属宛てメールについては、所属メールを転送する職員が業務の担当者と副務の職員等にも転送
　することとし、至急対応を必要とするメールの場合は、メールを転送するだけではなく、担当者に直接確
　認を行うよう徹底します。

４ 問い合わせ先
　地域連携・交通総務課：鈴木　電話：059-224-2715
（それぞれの事案に関すること）
　南勢志摩地域活性化局：阪　　電話：0596-27-5111
　地域づくり推進課　　：神田　電話：059-224-2351
　市町行財政課　　　　：服部　電話：059-224-2171