四日市農林事務所における決裁中の公文書の紛失について

　四日市農林事務所において、起案した決裁中の公文書（調査業務委託契約の締結伺い）を紛失しました。
　当該公文書には契約相手方の事業者の社員である１名の方の個人情報が記載されています。
　ご迷惑をおかけした関係者の方々、県民の皆様に対し、深くお詫び申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。

１　紛失した公文書の名称等及び文書に含まれていた個人情報
（１）公文書名
　　「令和５年度徳田地区高度水利機能確保基盤整備事業工損調査業務委託の契約
　　　締結及び監督員の選任について」
（２）作成年度・保存期間
　　　令和５年度作成、１０年保存
（３）文書に含まれていた個人情報
　　　調査業務に従事する契約相手方事業者の社員１名の氏名、生年月日、住所、経歴、保有資格

２　経緯
　本起案文書は、調査業務委託の契約締結を伺う文書であり、６月１９日（月）に四日市農林事務所総務企画室の職員が起案しました。６月２６日（月）になっても起案文書が戻らないため、関係職員に確認したところ、所在不明となっていることが判明しました。
　同日以降、総務企画室の所管する備品・消耗品倉庫、入札室や書庫に保有する全簿冊を確認するとともに、所内の全職員が令和５年度に作成した全ての簿冊及び手持ち資料を捜索しました。また、庁舎内外の関係課所にも問い合わせましたが、発見することができませんでした。

３　県民・業務等への影響
　本起案文書は、所内で決裁が完了するもので、外部には持ち出していないことから、所内のどこかに紛れ込んでいるか、誤って廃棄した可能性が高いと考えています。契約相手方となる事業者の社員の個人情報が流出した可能性を否定することはできませんが、現時点において、情報の流出並びに流出による被害は確認されていません。
　なお、契約相手方となる事業者及び文書に個人情報が含まれていた社員に対しては、状況を説明し謝罪を行いました。

４　再発防止策
　部内職員への注意喚起を図り、公文書の適切な管理・取扱を徹底するなど、再発防止に取り組んでまいります。