三重県計量検定所における個人情報を保存したUSBの紛失について

　　　三重県計量検定所における個人情報を保存したＵＳＢの紛失について

　三重県計量検定所（津市桜橋3-446-34）が作成し、計量証明事業を行う事業所の登録に必要な「主任計量者」の名簿及び試験に関する個人情報等を保存したＵＳＢを紛失しました。
　主任計量者並びに同試験を受験された方々にご迷惑をお掛けしたことを深くお詫びするとともに、今後このような事案が発生しないよう、再発防止に取り組んでいきます。

１　ＵＳＢに保存していた情報
・主任計量者名簿（1,091人分の氏名、生年月日、住所、勤務先、勤務先住所、登録日）
・主任計量者試験問題（H18～R3前期の試験問題、R4.2.10実施予定の試験問題素案）
・同試験結果（H27～R3 265人分の氏名、住所、合否の別、点数）　
・同合格証様式、案内文、送付文

２　紛失した状況
　ＵＳＢは執務室内の金庫に保管しており、担当者が年に数回、事務を行う際にのみ自席のパソコンで使用していました。（令和３年１２月６日が最終使用日）
　令和４年１月１２日（水）、別の職員が関係機関からの照会に対応するためＵＳＢ内の名簿を確認しようとしたところ、当該ＵＳＢが金庫内にないことが判明しました。
　このため、計量検定所のすべての部屋のロッカー、机の引出し、物品保管箱などをくまなく捜索し、さらに計量検定所のある県津庁舎敷地内の駐車場、側溝、植え込み等も捜索しました。また、警察署、担当者の通勤の最寄駅、立寄先等の関係機関等にも確認しましたが、発見できませんでした。
　担当者によればＵＳＢの事務所外への持ち出しはしていないことから、年末年始の整理整頓作業等の際に誤って廃棄した可能性もありますが、情報の外部流失も否定できない状況です。
　　　
３　紛失の原因
　１２月６日に担当者がＵＳＢでの作業を終えた際、ただちに金庫に戻すべきところ、他の用務に気を取られて、自席に置いたまま失念したことが紛失につながったと考えます。
また、金庫からのＵＳＢの出し入れの管理が担当者のみで行われ、複数職員によるチェックができていなかったこと、使用頻度が少ないために日々の現物確認が行われなかったことで、紛失に気付くのが遅れました。
　さらに、組織として、管理監督責任者の指導が不十分であり、情報セキュリティや個人情報保護の徹底が不十分であったと反省しています。

４　今後の対応
　個人情報が流失した恐れのある全ての方に対して、すみやかに文書により謝罪と説明を行います。　
　令和４年２月１０日実施予定の主任計量者試験については、出題する問題を変更します。

５　再発防止
　今後、ＵＳＢの出し入れの際は、その都度、課長等が管理台帳に日時を記録するとともに、使用の有無に関わらず、毎日、始業及び終業時にＵＳＢの存在を課長等が確認します。また、使用時に離席する場合は、短時間であってもＵＳＢを金庫に戻すことを徹底します。さらに、ＵＳＢ内の個人情報等を含むファイルについては、すべてパスワードを設定します。
　改めて職員に情報セキュリティ及び個人情報保護について徹底し、今後このような事案が発生しないよう再発防止に努めます。