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三重県総合文書管理システムの再構築に関する情報提供依頼(RFI)

 三重県では、電子決裁機能、電子保存機能及び文書件名公開機能等の文書管理業務全般を統合した三重
県総合文書管理システム(以下「文書システム」という)を平成15年度から運用しており、現行の文書シ
ステムは平成26年度に再構築したものです。
 今回、文書システムのハードウェア及びソフトウェア等(以下「サーバ等機器」という)の保守契約期
間が、令和2年9月30日に終了することから、次期文書システムへの更新を検討することになりました。
 更新の検討では、老朽化したサーバ等機器のみ更新し現行の文書システムを継続する案と、文書システ
ム全体を再構築する案を比較検討しているところです。
 また、電子決裁率の向上、レコードスケジュールの導入、公文書の廃棄作業と移管作業の効率化、公文
書館機能のシステム化についても検討対象とする予定です。
 なお、本依頼は、2種類の更新案のうち「文書システム全体を再構築する案」について、御提案、御意
見及び資料提供をお願いするものです。

情報提供依頼の目的
 文書システム関連の製品またはサービスについて、性能、構成、移行方法及び運用方法の調査とともに、
構築及び保守または利用にかかる概算費用の把握を目的としています。
 また、文書システムは、働き方を大きく改善するツールになる可能性があるため、次のような点につい
ても最新機能や先進事例の収集を行います。
・文書の電子化による紙簿冊管理(作成、保管、廃棄)の軽減
・承認処理(電子決裁)にかかる時間を縮減するための機能や画面デザイン
・人工知能やRPAを活用した文書の作成、検索、廃棄等の効率化
・外部ネットワーク(インターネットや移動体通信網等)と相互接続し、文書システムを庁外から使用す
 る方法
 今後は、情報提供者からの提案を参考にして、実現性、妥当性及び経済性の検証を行い、令和元年7月
末を目途に次期文書システムの仕様(初版)を作成する予定です。

情報提供依頼の内容
(1) 提案にあたり前提条件がある場合は、その旨を明記してください。
(2) 運用経費の縮減又は業務効率の改善を行うための機能、構成及び運用方法等であれば、要件に記載し
 ていないことであっても提案してください。
(3) 提示した要件及び調達範囲につきましては、発注時の状況により変化するため、そのまま適用すると
 は限りませんので、あらかじめご了承ください。

提案書の記載事項
 別紙1、別紙2に記載した現状と要件を参考にして、製品またはサービスの特徴を構築費及び運用費の概
算額とともに提案してください。
(1)  提案者の会社概要
(2)  製品またはサービスの名称
(3)  基本機能の概要
(4)  システム構成例
(5)  オンプレミスの場合は仮想サーバを利用したシステム構築の可否と条件
(6)  クラウド等のサービス提供の場合は、通信回線に関する条件
(7)  他の都道府県における導入実績
(8)  初期費及び年間運用費の概算見積もり
(9)  構築とデータ移行の工程案
(10) 紙文書を効率よく電子化し取り込むための機能(任意)
(11) 承認処理を効率化するための機能や画面デザイン(任意)
(12) 文書の廃棄及び移管を効率化するための機能(任意)
(13) 人工知能やRPAを活用した機能(任意)
(14) 外部ネットワークを利用し庁外から文書システムを使用する機能(任意)
※(10)から(14)の記載は省略できます。

提案手続について
(1) 提出期限:
  令和元年6月28日(金)13時まで
  ※期限延長を希望される場合はその旨連絡ください。
(2) 提出先:
  三重県地域連携部 情報システム課 システム運用班
(3) 提出方法:
  持参、メール、または郵送
 [注意]本県のメールシステムは、1通あたり7Mバイト(エンコード前)まで受信可能です。
  また、スパム等に自動判定された場合には、メールを開封できないため修正と再送をお願いすること
  があります。
(4) 提出物:
  提案書及び見積書を提出してください。
  提出物の形態は、電子媒体1式とします。
  提案書の様式は、貴社の任意様式とし枚数の指定はありません。ただし、印刷時の用紙サイズは
  A4またはA3とします。用紙の向きの指定はありません。
  提案書の一部として製品パンフレットを活用いただいても構いません。
  見積書は、貴社の任意様式を使用し、初期費と年間運用費(ともに概算額)を記載してください。

注意事項
(1) 本資料による提案及び見積りの依頼については、今後の契約に関する意味を持つものではなく、将来
  の発注や契約を約束するものではありません。
(2) 提供いただいた情報については、当組織内で使用するものであり、提案者の断りなく第三者への配布
  は行いません。ただし、三重県情報公開条例(平成20年12月5日条例第54号)で定義する公文書にな
  りますので開示請求があった場合は、請求者に対して開示を行います。そのため、企業秘密等に該当
  し、非開示とする必要がある箇所については、その旨を明記してください。
(3) 本件見積書及び提案書一式については、返却いたしませんので、了承ください。
(4) 本件見積りにかかる諸費用一切については、負担ください。
(5) 提供いただいた情報・資料に関して、後日問い合わせ及び資料追加の依頼を行う場合があります。
(6) 本件にかかる県からの全ての情報については、第三者に対して開示または漏洩しないようお願いしま
  す。

本件に関する対応窓口
 三重県地域連携部 情報システム課 システム運用班  担当 坂木、中西
 住所 〒514-8570 三重県津市広明町13番地
 電話番号 059-224-2623
 電子メール it@pref.mie.lg.jp
 ※本件に関する質問、問い合わせは、原則電子メールにてお願いします。

 

情報提供依頼書(PDF形式:248KB)

別紙1_業務仕様書(PDF形式:462KB)

別紙2_機能一覧表(PDF形式:293KB)

 

本ページに関する問い合わせ先

三重県 地域連携部 情報システム課 システム運用班 〒514-8570 
津市広明町13番地
電話番号:059-224-2623 
ファクス番号:059-224-2418 
メールアドレス:it@pref.mie.lg.jp

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