住民監査請求の監査結果

　令和7年9月9日に提出のあった住民監査請求について、令和7年11月5日に、請求人に監査の結果を通知しました。

１　請求書提出日　令和7年9月9日

２　請求人　　　　（略）　※請求人の希望により氏名は非公表とする。
　　
３　請求の内容（要旨）
　　請求人が保有個人情報開示を請求している公文書の特定を目的とした通知（以下「本件補正依頼通知」
　という。）が、三重県県土整備部県土整備総務課（以下「同課」という。）から簡易書留で送付されてき
　た。請求人は同課を訪問時に、文書特定を面談のうえ行う旨の協力を申し出ており、その際に文書特定を
　行えば、無駄に郵便代・事務費代として税金を使って支払う必要はなかった。
　　さらに保有個人情報の開示をする旨の決定通知（以下「本件開示決定通知」という。）が、同課から簡
　易書留で送付されてきた。請求人は、閲覧のうえの開示を申し出ており、決定通知を閲覧の際に受領する
　旨を請求書に記載している。閲覧の際に本件開示決定通知を渡せば、無駄に郵便代・事務費代として税金
　を使って支払いをする必要はなかった。
　　無駄な公務に通信費・事務費等を充当して行っていることは無駄使いになる。

４　監査委員の判断
（１）結論
　　　本件請求を棄却する。
（２）結論に至った理由（概要）
　　ａ　本件補正依頼通知の郵送について
　　　請求人は、請求人が同課を訪問した際に、直接、文書の特定について確認すれば、本件補正依頼通知
　　を郵送する必要がなかった旨主張する。
　　　これに対し、同課は、補正に要した日数は開示決定までの期限である「14日以内（初日不算入）」
　　の算定から除かれることから、本件補正依頼通知を請求人に発送した日を客観的に記録し、補正期間の
　　始期を明確にするため、簡易書留により郵送したなどと主張する。
　　　この点、文書の発送や到達に関する争いを避けるため、発送日や到達日の記録が残る方法で郵送する
　　ことは、一般的に行われている行為であり、合理的裁量の範囲内のものと認められる。
　　ｂ　本件開示決定通知の郵送について
　　　請求人は、保有個人情報開示請求書に、開示決定通知を郵送するのではなく、開示にかかる公文書を
　　閲覧する際に受領する旨、記載したと主張する。
　　　これに対し、同課は、保有個人情報開示請求書には「開示が決定しましたら携帯電話にご連絡をくだ
　　さい。写しをいただきにまいります。」と記載されているが、決定通知書は原本を交付するものである
　　ため、同請求書に記載された「写し」とは、特定された公文書の写しであると解するのが相当であり、
　　開示決定書の原本を閲覧の際に受け取る旨の意思表示とは認識することができない旨主張する。
　　　確かに保有個人情報開示請求書には、同課が主張する文面が記載されており、これを決定通知書を受
　　け取るという意味に理解することは困難であると考えられる。
　　　また、同課は、行政処分たる本件開示決定通知については、配達されたかどうかについて争いが生じ
　　るリスクを避け、より確実に相手方に届き、配達の記録が確認できるようにするため、簡易書留により
　　郵送した旨も主張する。
　　　この点、文書の到達に関する争いを避けるため、配達の記録が残る方法で郵送することは、一般的に
　　広く行われている行為であり、合理的裁量の範囲内のものと認められる。
　　ｃ　まとめ
　　　以上のことから、本件補正依頼通知及び本件開示決定通知を請求人に郵送したことについて、地方自
　　治法や地方財政法に違反する財務会計上の行為があったとは解されず、上記の他、請求人の請求書、
　　立証書面、陳述等を勘案しても、違法又は不当な財務会計上の行為があったとは言えない。