個人情報を含む文書の紛失について

　農林水産部担い手支援課あてにレターパックライトで提出された文書が、県本庁舎に届いて以降、所在不明となっており、これまで県本庁舎全体で捜索しましたが、現在まで発見されていません。
　所在不明となっている文書には、当該文書を提出した方の個人情報が含まれています。　
　ご迷惑をおかけした差出人の方、県民の皆様に対し深くお詫びを申し上げますとともに、再発防止を徹底してまいります。

１　文書の内容
　行政不服審査の審査請求手続の過程で請求人から提出された文書

２　文書に含まれていた個人情報
　請求人の氏名、住所、電話番号

３　経緯
　担い手支援課から請求人に対し、３月31日を期限に文書の提出を依頼していましたが、受領を確認できていなかったため、４月16日に請求人へ確認を行ったところ、請求人がレターパックライトで文書を発送済であること、郵便物の追跡番号から３月23日に文書室（総務部文書・情報公開課所管）にて受領した記録があることを確認しました。

４　請求人への対応
　請求人に対して謝罪を行ったうえで、経緯、捜索状況および再発防止策について５月13日に説明をいたしました。請求人からは、５月19日にあらためて文書をご提出いただいており、現在審査手続を進めています。

５　県民への影響
　現時点において、情報の流出および悪用等の被害は確認されていません。

６　再発防止策
　文書室に郵便物が届いてから担い手支援課の担当者に回付されるまでの過程で、収受の確認が十分でなかったことが紛失につながった可能性があることから、郵便物の本庁舎内の回付方法について見直しを行います。また、書留やレターパックを受領した際には、職員間で収受確認を行う取り扱いとし、文書管理の徹底に努めてまいります。