津農林水産事務所における届出書類の紛失について

　津農林水産事務所水産室において、遊漁船業者登録事項変更届出書類１通を紛失しました。当該文書には届出者の個人情報が記載されています。
　ご迷惑をおかけした届出者の方、県民の皆様に対し、深くお詫びを申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。

１　遊漁船業者登録事項変更届出書類
　　遊漁船業の登録を受けた事業者が、氏名や住所、遊漁船の名称を変更した際や乗客賠償責任保険契約を
　更新した際などに県へ届け出る書類です。

２　届出書類に含まれていた個人情報
　　届出者の氏名、住所、電話番号、所有する船舶の概要及び乗客賠償責任保険契約の内容

３　経緯
　・１０月３０日（月）に、津農林水産事務所水産室から、乗客賠償責任保険の契約更新に伴う遊漁
　　船業者登録事項変更届出書類が未提出の事業者に対して、提出依頼文書を送付しました。
　・１１月２日（木）に提出依頼を受けた１名（届出者）から、届出書類は提出済みとの電話連絡が
　　ありました。そのやりとりの中で、本年５月に郵送とＦＡＸにて、届出書類が提出されていたこ
　　とを担当者が再認識し、所在不明となっていることが判明しました。
　・同日以降、津農林水産事務所水産室を中心に届出書類を捜索しましたが、発見することができま
　　せんでした。

４　県民・業務等への影響
　　本届出書類は、室内で決裁が完了するものであり、室内のどこかに紛れ込んでいるか、誤って廃棄した
　可能性が高いと考えています。
　　当該届出者の個人情報が流出した可能性を否定することはできませんが、現時点において、個人情報の
　流出並びに流出による被害は確認されていません。
　　届出者に対しては、１１月１２日（日）に状況を説明し謝罪を行いました。また、届出書類を再提出い
　ただき、１１月１３日（月）に県が管理する遊漁船業者の登録簿の変更処理を終えました。

５　原因
　　今回、このような不適切な事務取扱が発生したのは、以下のことが原因であると考えています。
　　・職員の公文書管理の重要性に関する認識が不足していたこと
　　・届出の受理にあたり、担当者１人で対応にあたっていたこと
　　・届出書類の保管場所を定めておらず、一時的に担当者の机上まわりで届出書類を保管していたこと

６　再発防止策
　　書類の受理にあたっては、複数人による収受を徹底するとともに、所属長の管理のもと書類を保管し、
　事務処理状況を可視化します。
　　また、公文書の適正管理、コンプライアンスの徹底に関する研修を繰り返し実施し、公文書管理の重要
　性に関する職員の認識を高め、信頼回復に全力で取り組んでまいります。