津建設事務所での誤送付による情報の漏えいについて

　津建設事務所において、工事の完成認定書を送付する際、誤って別の企業あて送付したことが判明しました。
　ご迷惑をおかけした関係者の皆様に深くお詫び申し上げますとともに、今後、情報の取り扱いには改めて注意し、再発防止を徹底してまいります。

１　概　要　
・県発注工事が完成し、検査を終えると、受注業者へ完成認定書を交付します。
・令和７年１０月１５日（水曜日）、道路維持修繕工事の受注業者であるＡ社あてに完成認定書を郵送
　したつもりでいたところ、誤ってＢ社あて送付しており、Ａ社の情報が漏えいしました。
・Ａ社及びＢ社には謝罪のうえ、Ｂ社から完成認定書を回収し、Ａ社への手交を終えています。

２　経緯
・令和７年１０月１７日（金曜日）、Ｂ社から「別の事業者の完成認定書が届いた」と電話連絡があり
　ました。
・同日、Ｂ社を訪問して確認したところ、Ａ社の完成認定書が送付されていることが判明し、Ｂ社へ謝
　罪のうえ、Ａ社の完成認定書を回収しました。
・その後、Ａ社を訪問し、状況を説明したうえで謝罪し、完成認定書を手交しました。

３　原因
　完成認定書を送付する際は、担当者が封筒と完成認定書を準備し、別の担当者が封筒の宛先と完成認定書に記載された宛先を確認したうえで封入しています。
　その際、使用する封筒については、企業の住所等が記載されたエクセルファイル上のリストに工事の施行番号を入力して対象企業を選択し、住所と企業名を印字します。
　今回のケースでは、担当者がリストへの施行番号の入力を誤ったことで、封筒にＢ社の住所及び企業名を印字してしまい、封入を行った別の担当者も十分な確認をせず、封筒に印字された住所及び企業名が誤ったものであることに気が付かないまま封入してしまいました。

４　漏えいした情報
　工事の完成の認定内容

５　今後の対応
　今後は、封筒と完成認定書の準備から、その封入に至るまでの作業に係るチェックリストを作成したうえで、ダブルチェックを徹底するなどし、誤送付の未然防止を図ります。